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Solo hay una cosa peor que formar empleados y que se marchen, y es no formarlos y que se queden en tu empresa. Queremos ser tus aliados para que saques el máximo partido a la formación de tu empresa. Porque estar al día hoy es la única manera de enfrentarse a los retos del mañana.
Digitalizar la formación de la empresa e impartirla online. La guía definitiva para entender sus ventajas.
por Jaime Grau
¿Todavía sigues impartiendo la formación de la empresa con una presentación Powerpoint sentando a todos los empleados en una silla? ¿No te das cuenta de que todo son caras largas? ¿Que no tienes ningún control sobre lo que los empleados están aprendiendo y lo que no? ¿Que ni tú ni ellos estáis 100% agusto con ese proceso? No te preocupes, que estamos para ayudar. ¿No conoces las ventajas de digitalizar la formación de la empresa e impartirla online.? Te las vamos a explicar. ¡Seguro que quieres digitalizar la formación después de leer este artículo! Antes de empezar, un poco de contexto. ¿En qué consiste digitalizar la formación? Digitalizar la formación consiste en pasar de las formaciones presenciales, a la formación online. Crear una intranet de empresa o una plataforma de uso interno donde colgar los cursos para que tus empleados puedan acceder a ellos de forma online, desde cualquier dispositivo. Es precisamente lo que hacen las herramientas llamadas LMS (Learning Management System). Se trata de herramientas donde un administrador sube cursos para que los empleados los completen. Un ejemplo de LMS es Learning Park. Eso no significa renunciar al 100% a las formaciones online. Quizá hayan algunas formaciones que prefieras seguir haciéndolas de forma presencial. Pero hay otras que son ideales para digitalizarlas, como Prevención de Riesgos Laborales. Y hecha esta breve introducción, vamos al lío. ¡Analicemos una a una todas las Ventajas de digitalizar la formación de la empresa e impartirla online!   Ventaja 1: La flexibilidad horaria La primera gran ventaja de digitalizar la formación de la empresa e impartirla online, es la flexibilidad horaria. Hasta ahora, como las clases eran presenciales, era el empleado el que debía acudir a una hora concreta de un día concreto a la formación, y no había más opción. Y esto podía ser un problema en varias ocasiones. Algunos empleados se pierden la formación al no poder acudir por picos puntuales de trabajo, o por enfermedad. O otros sí acuden ese día a la formación a sabiendas de que ese día no estamos demasiado receptivos, porque todos podemos tener un mal día. Digitalizar la formación nos ahorra estos problemas. Ya sea dentro del horario laboral, o fuera de él (aquí ya entran las políticas de cada empresa), los empleados pueden hacer la formación cuando quieran. Simplemente les ponemos una fecha límite para terminar el curso o los cursos. A partir de aquí ellos solos pueden ir completandolos a su ritmo. Porque ya somos mayorcitos, sabemos cumplir plazos. Además aquí solucionamos un problema especialmente preocupante para las fábricas o las líneas de producción. Si este tipo de formaciones presenciales se hacen en horario laboral, se tiene que parar la producción. Si las realizamos fuera del horario laboral, debemos pagar horas extra. Hace unos años trabajamos con una fábrica que se encontraba con este problema, y las formaciones se realizaban a las 4 de la mañana. Como las máquinas estaban en continua producción, no podían pararlas, y las formaciones se tenían que realizar en horas de baja producción, como la madrugada. Ni para la empresa es óptimo llegar a estos extremos, ni para los empleados es atractivo atender a clase a las 4 de la madrugada. Y al digitalizar la formación de la empresa e impartirla online pudieron solucionarlo, ofreciendo un abanico de opciones que se ajustaran a las necesidades de cada uno. Ventaja 2: La movilidad. También me formo dónde yo quiero o puedo. Otra ventaja de digitalizar la formación de la empresa e impartirla online es la movilidad. El hecho de que los cursos puedan realizarse en la oficina, en el autobús, en casa y en definitiva en cualquier lugar con conexión a Internet. Si que es verdad que esto puede llevar a un tema bastante espinoso. ¿Es ético que la empresa mande a los empleados que se formen fuera de la oficina si son cursos obligatorios de la empresa? Mi más humilde opinión es la siguiente. La empresa debería ser un espacio seguro para la formación del empleado. Es decir, que un superior no debería llamarle la atención a un empleado por estar formándose en su puesto de trabajo, especialmente si es una formación obligatoria como puede ser Prevención de Riesgos Laborales. Y una vez esto esté claro, obviamente el empleado puede decidir formarse en su casa si así lo prefiere. Digitalizar la formación de la empresa e impartirla online conlleva un ahorro económico que luego analizaremos. Pero el ahorro debe venir por la digitalización del contenido, no porque llevamos la formación fuera de la jornada laboral del empleado. Y si el empleado decide formarse en casa que sea bajo su propia decisión. Voy a seguir con una anécdota que he empezado en el punto anterior. Los mismos empleados que hacían las formaciones a las 4 de la mañana eran los que preferían hacer la formación por su cuenta dentro de un plazo razonable. Fueron ellos mismos los que pusieron en una balanza asistir a clases (pagándoles horas extra) de madrugada, o dedicarle ratos muertos por su cuenta, y prefirieron esta última opción. Así que se puede dar el caso de personas que prefieren hacer los cursos en calma en casa o en el transporte, pero debe ser su decisión. Si los empleados ven que para la empresa la formación no es una prioridad, ellos tampoco se la van a tomar en serio. Ventaja 3: Un ahorro económico muy significativo Antes hablábamos de ahorro económico, y ahora vamos a explicar de dónde viene el ahorro económico al digitalizar la formación de la empresa e impartirla online. El primer ahorro lo encontramos en grandes empresas donde los empleados se dividen en grupos para formarse. Existen unos formadores que tienen que impartir la misma formación una y otra vez porque no todos caben en la misma sala. Y las horas de ese formador cuestan dinero. Al digitalizar todo el contenido la formación se imparte una vez para todos. El contenido se deja online y cada empleado lo completa a su ritmo. Pero solo cuelgas el contenido una única vez. No te pierdas ninguno de nuestros artículos y sigue aprendiendo con nosotros. ¡Suscríbete a nuestra newsletter! Pero aun hay más. Algunas de estas formaciones se repiten año a año siendo exactamente las mismas formaciones de años anteriores. Un ejemplo es la formación en prevención de riesgos laborales. Y cada año tenemos que volver a pasar por caja para impartir estas formaciones (con los distintos grupos). Al digitalizar la formación de la empresa e impartirla online, el contenido ya estará preparado para impartirse año tras año. Solo debemos actualizar los cursos con los detalles que hayan cambiado, y en un plis-plas tendremos ya el curso listo y en los dispositivos de todos los empleados. Este mismo caso lo podemos encontrar con las formaciones de las nuevas incorporaciones. Podemos dejar listas las formaciones online para que los nuevos empleados se formen ágilmente. Ventaja 4: Los datos se procesan automáticamente y obtenemos informes instantáneos Uno de los problemas que tenemos con las formaciones actuales es el descontrol. No controlamos si los empleados realmente están aprendiendo. Tampoco controlamos el retorno de la inversión en la formación. Ni controlamos si está sirviendo para algo. Como mucho controlamos la asistencia, y tras el curso pasamos una encuesta de satisfacción que acaba en el eterno montón de tareas por hacer. Puede que te interese: Tres increíbles trucos para medir la eficacia de la formación Una herramienta digital de formación proporciona datos muy interesantes y los procesa de forma automática. Vamos a verlo con más detalle con algunas de las estadísticas que obtiene la herramienta de formación Learning Park Quién ya ha completado los cursos o el progreso Que dejemos que los empleados hagan las formaciones a su ritmo no significa que no estemos atentos a si las hacen o no. Podemos tener un panel que nos indique qué empleados ya han superado los cursos, el progreso de los empleados que al menos los han empezado, y quienes son esos que ni siquiera han empezado los cursos. Estos datos pueden ser muy útiles para detectar talento o talento potencial. O al menos ver quienes son los empleados más proactivos y diligentes. Las áreas de mejora de cada curso Ya que los resultados de los exámenes se procesan automáticamente, una herramienta digital puede encontrar patrones y tendencias. Por ejemplo, qué áreas de los cursos se han asimilado mejor. O lo que es más interesante, qué áreas o temáticas de los cursos se han asimilado peor. Conocer estos datos es importantísimo para pasar a la acción, ya sea para revisar el contenido y asegurarnos de que este se entiende. O para reforzar esas áreas de mejora con nuevas formaciones. Las notas medias Los exámenes se procesan automáticamente y podemos ver de un vistazo quién ha brillado más en la formación. Quienes son los que han asimilado mejor los conocimientos, y quienes se han conformado con la nota mínima para aprobar. Comparativas de antes y después Como hemos dicho, tras una formación presencial se suele completar una encuesta de satisfacción. El sistema de Learning Park es mucho más completo. Antes de la formación el empleado supera un examen inicial con preguntas del curso. Este examen no contabiliza para el curso, pero tras terminarlo el examen se repite. De esta manera podemos comparar la nota inicial y la nota final, y observar si ha habido una evolución (¡Qué seguro que la ha habido!) Esto es interesantísimo para medir el retorno de la inversión de la formación. Porque si desde dirección nos preguntan cómo ha ido el curso, queda mucho mejor decir “los empleados han aumentado un 45% su conocimiento en esa materia”, que decir “al 78% les ha gustado mucho el curso”. Puede que te interese: Tres increíbles trucos para medir la eficacia de la formación Ventaja 5: Podemos personalizar la formación o las exigencias para cada tipo de empleado   Quizá ahora vuestra cabeza está teniendo un electrocircuito. ¿Si hemos dicho que es replicable como vamos a hacerla personalizable para cada empleado? Ya que hemos ahorrado mucho tiempo replicando la formación y analizando datos de forma automática, podemos dedicar un poquito más de tiempo para personalizar las exigencias a cada tipo de empleado. O dicho de otra manera, al digitalizar la formación de la empresa e impartirla online podemos crear fácilmente variantes de un mismo curso. Así un jefe de equipo puede tener una formación más completa y exigente, y un empleado base puede tener una formación menos exigente y más acorde a su puesto. Otro ejemplo de personalización está en la nota para aprobar un examen. Con una herramienta digital podemos configurar una nota mínima para aprobar más alta a un jefe de equipo, ya que este empleado necesita demostrar más conocimientos en un tema concreto. Y para los empleados comunes asignar una nota de corte más baja. Esta funcionalidad es una de las más utilizadas en la herramienta Learning Park. Ventaja 6: Cursos multiformato ¿No estáis cansados de hacer formaciones sentados en una silla atendiendo a una presentación de Powerpoint? Sí, igual de cansados que estamos todos y todas. Y es que la formación puede llevarse a cabo con infinidad de materiales distintos. Al digitalizar la formación de la empresa e impartirla online podemos utilizar más formatos. Un curso online puede estar formado por textos, por vídeos, por imágenes, por audios, por libros, por descargables, por webs interactivas… cada curso puede ser un mundo totalmente diferente. O incluso podemos crear simulaciones interactivas. Learning Park incluye una funcionalidad en la que el empleado toma decisiones en distintos escenarios. Dependiendo de su decisión, otro escenario se genera y deberá tomar una nueva decisión. Esta es una forma fantástica de hacer simulacros en entornos seguros antes de pasar a la acción en la vida real. Y hacer estos simulacros de forma digital es mucho más fácil y sencillo que hacerlo de forma presencial. Ventaja bonus: Podemos añadirle gamificación ¿Aún no sabes que es la gamificación? La gamificación consiste en añadir elementos de juegos a actividades que no son juegos, como la formación. Esto permite que las actividades aburridas sean más atractivas y estimulantes. Aunque es posible añadir elementos de juego a formaciones presenciales, es mucho más fácil y divertido hacerlo en un entorno digital. Por eso al digitalizar la formación de la empresa e impartirla online creamos el espacio perfecto para añadir gamificación. Gracias a la gamificación podemos crear divertidas competiciones entre empleados. Por ejemplo por ver quién termina antes los cursos. O pueden jugar a minijuego de preguntas y respuestas entre ellos, como si fuera un trivial digital. Esto no solo hace que la formación sea más atractiva, sino que se aumente la retención del conocimiento. Hemos trabajando con empresas donde sus empleados se aprendían de memoria todo el contenido sin querer, solo por jugar una y otra vez. Y hemos tenido a empresas tan enganchadas con el juego, que había gente jugando a las 4 de la mañana. Si tienes curiosidad, échale un vistazo a los elementos de juego de Learning Park Puede que te interese: Las ventajas de la gamificación en la formación. Guía definitiva para entenderlas. Puede que te interese: Quiero formar empleados con juegos. ¿Qué opciones tengo? Y estas son todas las ventajas digitalizar la formación de la empresa e impartirla online. ¿Conoces alguna más y quieres compartirla? ¿O contar tu experiencia? ¡Déjanos un comentario! Estaremos encantados de escucharte También te animos a echarle un vistazo a la herramienta Learning Park. Si estás pensando en digitalizar la formación de tu empresa, es una herramienta que te encantará. No te pierdas ninguno de nuestros artículos y sigue aprendiendo con nosotros. ¡Suscríbete a nuestra newsletter!