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Solo hay una cosa peor que formar empleados y que se marchen, y es no formarlos y que se queden en tu empresa. Queremos ser tus aliados para que saques el máximo partido a la formación de tu empresa. Porque estar al día hoy es la única manera de enfrentarse a los retos del mañana.
Agile Learning en la empresa. La guía definitiva de la revolución del aprendizaje ágil
por Jaime Grau
¿Qué es el agile learning? La transformación digital ha puesto patas arriba todos y cada uno de los elementos de la empresa. También la formación. Pero la transformación digital ha afectado a la formación de dos formas distintas. La primera, de forma directa, en la tecnología que utilizamos para formarnos. La segunda, de forma indirecta, porque si todo cambia y más rápido que nunca, esto también afecta a cómo debemos formarnos. Y es que tenemos que formarnos en todos aquellos aspectos que han cambiado debido a la transformación digital.  El reto ya no es únicamente encontrar una tecnología que facilite la formación, sino todo un cambio mental en la forma en la que nos formamos para poder asumir la avalancha de conocimientos que se generan cada poco tiempo por la transformación digital. Y en este contexto aparece el Agile Learning en la empresa. ¡Sigue leyendo para aprender más! La historia del manifiesto ágil Voy a empezar contando una historia sobre programación de software. ¡Qué no cunda el pánico! En nada volvemos al mundo de los recursos humanos y el talento. Tampoco vamos a utilizar lenguaje técnico, pero el contexto nos será muy útil. Durante el año 2001 un grupo de programadores cansados y agotados de caer siempre en los mismos errores a la hora de desarrollar y programar software, firmaron y redactaron un texto conocido como “El Manifiesto Ágil” (o The Agile Manifesto en inglés.). Este texto revolucionario para la época explicaba una nueva metodología para el desarrollo del software. El Manifiesto Ágil proponía “locuras” para ese momento, como no documentar el 100% del proyecto antes de desarrollarlo. En lugar de documentarlo todo al inicio y esperar a que el software estuviera 100% desarrollado para entregárselo al cliente (con todas las sorpresas que el cliente se llevaba), el manifiesto defendía una nueva forma de programar por trocitos. El desarrollo del software se dividía en trocitos funcionales de por sí. Estos trocitos se iban entregando al cliente o al destinatario final, se probaban para comprobar que resolvían un problema concreto, y se recibía feedback. De esta manera los programadores se aseguraban que el software estaba tomando el rumbo adecuado y que el producto digital final resolvía los problemas del cliente. Y si algo no funcionaba como debería, pues había tiempo para corregirlo, ya que solo había que corregir ese cachito, y no la totalidad del software. Este sistema revolucionó el mundo del desarrollo. Aplicando las reglas del manifiesto ágil surgieron nuevas metodologías de trabajo como el Scrum, que a día de hoy se han convertido en un estándar en el sector de la programación. ¿Qué es el Agile Learning? El manifiesto ágil aplicado a la formación Después de esta breve introducción, volvamos al mundo de los recursos humanos y la formación, y a retomar el agile learning en la empresa. Hemos empezado con esta historia porque estamos viviendo un fenómeno similar en la formación en las organizaciones. Y es que la metodología de trabajo habitual y tradicional empieza a ser un lastre en nuestro nuevo entorno cambiante. El mundo cambia demasiado deprisa y quedarse por detrás respecto a tus competidores puede dejarte fuera del mercado o en serios problemas competitivos. Sin embargo muchos departamentos de formación y de recursos humanos siguen haciendo planes formativos a 6 y 12 meses. Se detectan una serie de necesidades formativas, se informa al directivo correspondiente, se prepara un plan formativo, y con suerte a los 6 meses se pone en marcha. ¿Y qué es el agile learning? El agile learning en la empresa consiste en dos puntos clave: El primero, detectar una necesidad formativa de forma rápida, y tener las herramientas adecuadas para que en un corto espacio de tiempo estén todos los empleados aprendiendo esas nuevas habilidades. El segundo, que esa formación sea suficientemente flexible y genere suficientes datos como para que evolucione. Así puede adaptarse correctamente las necesidades según el feedback recibido por parte de los empleados o el impacto que la formación provoca en los KPIs de la empresa. ¿Y como lo hacemos? Pues existen distintas metodologías. Luego repasamos varias herramientas que aplican agile learning o conceptos de agile learning en la empresa, pero ahora vamos a repasar algunas técnicas:   Algunas técnicas para aplicar agile learning en la empresa: Permite que tus formaciones tradicionales convivan con otro tipo de formaciones, como las digitales y la auto-formación. Nunca antes habíamos tenido acceso a tantos recursos online gratuitos, ¡estos también sirven para formarse! Pero no podemos dejar a los empleados solos en la aventura del auto-aprendizaje. Aprenderemos más sobre esto con herramientas como Crammut. Estudia cómo las formaciones mejoran tus KPIs de negocio. Si queremos averiguar cómo sacarle el máximo partido a las formaciones (y a su inversión), vayamos directos al valor que realmente aportan. Puedes aprender más sobre esto en esta otra guía: "Tres increíbles trucos para medir la eficacia de la formación". Analiza datos de las formaciones. ¿Dónde falla la retención del conocimiento? ¿Qué temas son los más difíciles para los empleados? ¿Qué información ya aburre a los empleados de tantas veces que la hemos repetido? Aprenderemos más sobre esta técnica con herramientas como Learning Park. Fomenta la competencia “Learnability”, o contrata talento con esta habilidad. El Learnability es la habilidad de una persona para estar en continuo aprendizaje y estar ansioso por nuevo conocimiento. Este tipo de personas han existido siempre, pero en este entorno más volatil esta competencia se ha revalorizado muchísimo. Puedes aprender más sobre el learnability y cómo fomentarlo en esta guía "¿Qué es el learnability y cómo desarrollarlo en empleados? La guía definitiva". También puedes aprender más sobre el desarrollo de competencias en esta otra guía "Desarrollar competencias o soft skills en empleados. Guía paso a paso" Fomenta las comunidades de aprendizaje. No dejes que el empleado tenga la sensación de que la formación es vertical, de abajo a arriba, sino también horizontal entre compañeros. Esto también fomenta un aprendizaje a través de mentorizaciones entre superiores y compañeros. Y por último, predica el ejemplo. La cultura empresarial no se puede fingir. Si de verdad quieres aplicar el agile learning en la empresa y cambiar la metodología de las formaciones, creeteló y aplícalo. No mandes el recado a tus empleados para dejar que ellos solos cambien de chip, porque no va a funcionar. ¿Cómo aplicamos estas técnicas de Agile Learning en la empresa? Lo primero que necesitamos es un cambio de metodología por parte de la empresa. Para esta parte vamos a repasar en la parte final de la guía una serie de herramientas. Lo segundo que vamos a necesitar es un cambio de mentalidad por parte del empleado. Si creéis que el primer requisito es complicado, el segundo puede serlo más. ¿Por qué qué ocurre si nuestros empleados no aceptan las nuevas metodologías? Pues que el cambio al agile learning en la empresa no servirá de nada. Para solucionar este posible problema tenemos dos soluciones: Trabajar mucho la comunicación para que vean que los empleados también van a beneficiarse del nuevo sistema. Puedes echarle un vistazo a la guía “como hacer que mis empleados se tomen en serio la formación”, o “ventajas de digitalizar la formación” para sacar ideas. Pero este plan de comunicación puede marcar la diferencia entre una buena acogida, o una acogida desastrosa en la nueva forma de formarse. Utilizar la gamificación en la empresa. La gamificación consiste en aplicar elementos de juego en ámbitos que no son juegos, como la formación y la empresa. Esta es un forma fantástica de aumentar el interés de los empleados por una nueva metodología. Aquí podéis aprender más sobre cómo utilizar la gamificación para involucrar el empleado en la transformación digital y aquí tenéis una guía completa de las ventajas de la gamificación en la formación. Todas las herramientas que veremos en la sección de herramientas de agile learning en la empresa incluyen elementos de gamificación. De esta forma involucramos más al usuario al aumentar su interés. Además se utilizan los juegos para aumentar la retención del conocimiento de las formaciones. No te pierdas ninguno de nuestros artículos y sigue aprendiendo con nosotros. ¡Suscríbete a nuestra newsletter! El primer problema que resuelve Agile Learning en la empresa: La falta de inmediatez a la hora de formar. Según un informe de eLearning Industry, un 61% de las empresas perciben 3 o más cambios importantes en el sector de forma anual. Pero solo el 17% de estas empresas gestionan los cambios de forma eficiente. Dada esta situación no podemos seguir realizando formaciones como lo hemos hecho toda la vida. La formación tradicional debe convivir con un nuevo tipo de formación por dos motivos: El primero, necesitamos una formación más rápida. Si cada vez surgen más cambios pero no podemos pasarnos el día formándonos El segundo, necesitamos una formación más económica. La cantidad de información a aprender aumenta, pero el presupuesto no. Por lo tanto necesitamos una nueva metodología que nos aporte más información con menos dinero. O al menos que utilice el presupuesto de una forma más eficiente. Según un estudio del DG for employment de la UE, el 33% de las pymes de Europa afirman que tiene problemas económicos formando a sus empleados y que eso está impidiendo su crecimiento. Teniendo en cuenta que el 99,8% de las empresas de la UE son PYMEs y representan el 58% del PIB europeo, facilitarles un sistema asequible que estructure y le saque partido a la formación estimularía más de la mitad del tejido empresarial de toda Europa. Aplicar estos cambios es la única forma de poder hacerle frente a nuestros competidores. Aplicar estos cambios supone estar un paso por delante de ellos. En estos cambios forman parte del agile learning en la empresa que después veremos materializado con algunas herramientas. El segundo problema que resuelve el Agile Learning en la empresa: La falta de feedback y datos en las formaciones Uno de los problemas que tenemos con las formaciones actuales es el descontrol. No controlamos si los empleados realmente están aprendiendo. Tampoco controlamos el retorno de la inversión en la formación. Ni controlamos si está sirviendo para algo. Como mucho controlamos la asistencia, y tras el curso pasamos una encuesta de satisfacción que acaba en el eterno montón de tareas por hacer. ¿Cuántas encuestas de satisfacción has pasado a los asistentes de una formación al terminar la clase? Voy a preguntarlo de otra manera. ¿Cuantas más cosas has hecho para medir la eficacia de la formación, más allá de la típica encuesta de satisfacción? Y podría pinchar todavía más. ¿Qué has hecho con esas encuestas cuando ya las has recogido? Si la respuesta es “no he hecho nada con ellas”, no te preocupes, no estáis solos. De hecho, según la Association for Talent Development el 90% de las empresas realizan encuestas de feedback tras la formación, pero a la hora de la verdad ni el 50% de ellas llega a trabajar los datos para obtener informes concluyentes. Como veremos más tarde en herramientas como Learning Parks, podemos retomar el control de las formaciones al digitalizar la formación. Digitalizar la formación nos permite recibir feedback automático sobre los cursos, sobre lo que funciona y lo que no. ¿En qué puntos de la formación baja la participación y la atención? ¿Dónde encontramos la menor retención del conocimiento? ¿Qué preguntas fallan más los empleados en los exámenes? ¿Qué empleados se toman más en serio las formaciones? Todo este feedback nos permite evolucionar la formación para mejorarla y sacarle el máximo provecho posible. Estos datos nos dan muchísima más información útil, en tiempo real, y de forma automática, que las tradicionales encuestas de satisfacción.   Herramientas de agile learning en la empresa Crammut La primera herramienta de agile learning en la empresa es también la más innovadora, ya que puede marcar un antes y un después en cómo nos formamos en las empresas. Crammut te permite hacer en 15 minutos lo que un departamento de formación haría en 6 meses. Y esto es revolucionario. En la red podemos encontrar una gran cantidad de materiales de aprendizaje. Algunos de estos materiales son gratuitos y otros no, pero es innegable que Internet es una gran biblioteca de conocimiento donde podemos aprender con lecturas, vídeos, cursos online, guías, podcasts, etc. Lo que Crammut propone es crear itinerarios formativos con estos recursos. De esta manera en lugar de crear un curso desde 0, puedes seleccionar una serie de materiales, y hacer un seguimiento para comprobar si los empleados están consumiendo esos contenidos. Vamos a poner un ejemplo. Quieres que tus empleados aprendan sobre la metodología de Inbound Marketing. Por lo tanto seleccionas tres conferencias colgadas en Youtube, un libro sobre el tema, y 5 artículos de un blog especializado en Inbound. Con esos materiales creamos un itinerario formativo y le pedimos a los empleados que lo completen.  Seguro que estás pensando que este sistema se puede llevar a cabo con un hoja de cálculo o con un correo electrónico. Y sí, puedes. Pero con Crammut tienes estadísticas completas que tendrías con una herramienta de formación digital (o LMS). ¿Quién se ha leído ya los materiales? ¿Quien ha completado más itinerarios formativos? ¿Quién tiene tareas pendientes? Además puedes guardar esos planes formativos para reutilizarlos en el futuro. Los emails o los excel no te dan estas estadísticas de una forma tan accesible.  Otro gran añadido es que Crammut tiene gamificación. Es decir, utiliza elementos de juegos para motivar a los empleados a aprender. Los empleados que completan sus itinerarios formativos son premiados con monedas y cromos virtuales.   Learning Park Cuando ves Learning Park te entran ganas de utilizarla. Ya solo eso es un aspecto diferenciador porque no es algo que no suele ocurrir con el resto de herramientas de formación en la empresa. Y cuando descubres que Learning Park transforma los cursos en videojuegos, te termina de enamorar. Tanto a ti, como al empleado al que vamos a formar. Learning Park funciona como el resto de LMS (Learning Management System). El administrador sube los cursos a la plataforma con un sencillo editor. Puede añadir texto, imágenes, vídeos, archivos adjuntos, etc. Esto permite que los empleados puedan completar estos cursos estén donde estén, y desde cualquier dispositivo. Además de ahorrar dinero en esas formaciones replicables, como las metodologías de empresas o cursos de prevención de riesgos laborales. Y cuando los empleados terminan los cursos, empieza la parte más divertida: los minijuegos. Los empleados compiten de forma lúdica en minijuegos basados en el contenido de los cursos. Mientras se divierten, refuerzan los contenidos de los cursos, así aumentamos la retención del conocimiento. ¿Y alguna vez te ha pasado que los empleados, tras terminar la formación, seguían con sus viejos hábitos de siempre y no han aplicado nada? Pues no volverá a pasar. Learning Park tiene una funcionalidad para establecer tareas en la vida real de forma recurrente. Superar esas tareas (o misiones) también te da puntos para el juego. Si repetimos una serie de tarea durante un tiempo concreto, acabarán convirtiéndose en hábitos positivos. Learning Park también incluye las estadísticas y los informes que hemos comentado anteriormente y que son clave en el agile learning en la empresa. Tendrás informes en tiempo real sobre la retención del conocimiento, en qué temas los empleados tienen problemas, qué preguntas fallan más… este feedback nos ayuda a perfeccionar los cursos resolviendo los problemas que detectemos.   Tu propia herramienta de agile learning en la empresa ¿Has pensado tener tu propia herramienta de agile learning? ¿Una herramienta que se ajuste a tus necesidades formativas? Échale un vistazo a los proyectos de Prisma, son especialistas en crear herramientas innovadoras y atractivas que enamoran a empleados y directivos. Vamos a poner como ejemplo uno de sus casos de éxito. Una herramienta de formación para la empresa Global Omnium. Se trata de una empresa valenciana especializada en la gestión integral del agua. A día de hoy da cobertura a más de 5,5 millones de personas en más de 300 ciudades españolas. Desde Global Omnium tenían cuatro objetivos al aplicar la transformación digital a su formación. Ahorrar tiempo y dinero en formaciones. Tener más control sobre las formaciones. Saber quién realmente estaba aprendiendo y quien no, por ejemplo. Refrescar frecuentemente los conocimientos básicos a los empleados sin tener que repetir todas las formaciones cada poco tiempo. Motivar a los empleados a formarse, ya que algunos se mostraban reacios a la formación. Y el resultado fue Omnium Parks, un juego donde los empleados gestionaban su propio parque de atracciones al realizar nuevas formaciones o al repasar formaciones previas. Cuando los empleados superan formaciones, los edificios de su parque crecen y se hacen más bonitos y atractivos. Pero cuanto mejores son las notas, más bonitos lucen los edificios de su parque. ¡Esto los motiva a repetir los cursos para que su parque luzca más todavía! Otra forma de hacer mejorar su parque es realizar evaluaciones sobre formaciones antiguas. Si los empleados se equivocan en algunas preguntas, la herramienta automáticamente les recomienda los temas concretos que deben repasar para solucionar esos fallos. De esta manera no tienen que repetir toda una formación para mantener los conocimientos básicos frescos en sus cabezas. Esto no solo ha revolucionado la forma de hacer formaciones en la empresa y no solo ha motivado a los empleados, sino que ha hecho que Global Omnium tenga un potente cuadro de mandos con datos y estadísticas sobre sus formaciones. ¡De esto trata el agile learning en la empresa! ¿Quienes son los empleados más proactivos a la hora de formarse? ¿Quienes son los más perfeccionistas que buscan las mejores notas? ¿Cuales son las áreas donde más fallos cometen los empleados? ¿Qué conocimientos tienen todos claros? ¿Quién está ignorando las formaciones? Puedes aprender más sobre este proyecto aquí. ¡Y hasta aquí la guía del Agile Learning en la empresa! Espero que os sea útil y que gracias a ella podáis trazar un plan concreto y con pasos específicos para acercaros al apasionante mundo del Agile Learning.  Puede que te interese: Quiero digitalizar la formación de la empresa. ¿Por dónde empiezo? Puede que te interese: Quiero formar empleados con juegos. ¿Qué opciones tengo? No te pierdas ninguno de nuestros artículos y sigue aprendiendo con nosotros. ¡Suscríbete a nuestra newsletter!
por Jaime Grau
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