¿Cuántas encuestas de satisfacción has pasado a los asistentes de una formación al terminar la clase? Voy a preguntarlo de otra manera. ¿Cuantas más cosas has hecho para medir la eficacia de la formación, más allá de la típica encuesta de satisfacción? Y podría pinchar todavía más. ¿Qué has hecho con esas encuestas cuando ya las has recogido? Si la respuesta es “no he hecho nada con ellas”, no te preocupes, no estáis solos. De hecho, según la Association for Talent Development el 90% de las empresas realizan encuestas de feedback tras la formación, pero a la hora de la verdad ni el 50% de ellas llega a trabajar los datos para obtener informes concluyentes.

Pero tampoco nos tenemos que sentir culpables por no hacerlo. Es totalmente lógico cuando sabemos que trabajar esos datos nos lleva demasiado tiempo para lo poco que aportan. Pero entonces si queremos medir la eficacia de la formación que impartimos tendremos que hacer algo más. En esta guía os vamos a dar tres trucos para medir la eficacia de la formación de forma súper efectiva. ¡Sigue leyeno y no se te escapará nada!

Truco 1: Los tests antes de la formación, no solo antes de la formación.

Muchas empresas tienen la costumbres de facilitar un encuesta de satisfacción cuando el curso ha terminado. Algunas de estas empresas pasan también un pequeño examen tipo test para comprobar la asimilación de conocimiento. Pero lo que proponemos es ir un paso más. ¿Y si la encuesta la pasamos también antes de la formación? ¿Y si ponemos a prueba el conocimiento de los empleados antes de la formación? Estos datos se pueden complementar con una encuesta después de la formación, con las mismas preguntas. Así podemos medir cuanta gente ha aprendido conceptos nuevos.

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Vamos a ver un ejemplo. Imaginaos que vamos a impartir una formación sobre innovación en el marketing digital. Antes de que el curso empiece, podemos facilitar una encuesta que tenga preguntas de este tipo:

• ¿Podrías definir con exactitud qué es el marketing de contenidos? (No, tengo un idea superficial, Sí.)
• ¿Cuantas herramientas digitales “cold email selling” serías capaz de mencionar? (ninguna, una, tres, más de tres)
• ¿Podrías diferenciar entre las diferentes fases del “lead nurturing”? (No, tengo un idea superficial, Sí.)

Gracias a estas encuestas podemos hacernos una idea del conocimiento de los asistentes a la formación antes de que esta empiece. Cuando este curso acabe (sea un curso presencial o un curso online que realicemos en la plataforma interna de la empresa) volvemos a pasar exactamente la misma encuesta. Con todos los datos sobre la mesa podemos comprobar el grado exacto de mejora en el conocimiento de los empleados. Siempre sabemos que han habido mejoras, pero si algún día nos piden cuentas sobre el impacto de determinada formación, podemos dar datos exactos. No es lo mismo decir “a la gente le ha gustado el curso y seguro que han aprendido mucho”, que decir el conocimiento sobre la materia impartida ha pasado del 30% a un 95%, mejorando más de un 200%.

Nos dirigimos a un mundo donde todo debe medirse, especialmente todo lo que cuesta dinero. Y la formación no es una excepción. Un jefe puede quedarse más tranquilo sabiendo que ese curso que le ha costado 10.000€ ha incrementado más de 200% el conocimiento de los empleados en esa materia, que diciéndole “ a la gente le ha gustado mucho”.

Seguro que estás pensando en que si no tienes tiempo para gestionar las encuestas de satisfacción, cómo vas a encargarte de esto. Si lo que te preocupa es de dónde vas a sacar el tiempo, no te preocupes. Hay herramientas digitales que te facilitan esta tarea. Y para todos los bolsillos.

Una herramienta gratuita es Google Forms. Con Google Forms podemos crear cuestionarios online y compartirlos por email o por enlace. Y los datos se procesarán automáticamente. Otra herramienta mucho más bonita que Google Forms es Typeform. Pero la versión gratuita de typeform está limitada a 100 respuestas por encuesta, y a 10 preguntas por encuesta. Si te encaja, te recomiendo Typeform ¡Es de mis herramientas de encuestas favoritas! Pero si se te queda corto, siempre te queda Google Forms para mantener la opción gratuita sin ningún tipo de límites.

Otra opción la encontramos en la herramienta de formación en la nube Learning Park. En Learning Park subes el curso a tu nube privada para que tus empleados completen el curso. Pero antes de empezar el curso los empleados completan un examen inicial. Y al acabar el examen se completa otro examen. De esta forma automáticamente se compara el grado de asimilación de los conocimientos de forma individual (por cada empleado) o colectiva (toda la empresa). Y todo se hace de forma automática. Aquí podéis ver un breve vídeo de 1 minuto que resume el funcionamiento de Learning Park

Además Learning Park dispone de juegos para reforzar el conocimiento cuando los cursos terminan. Por lo tanto no solo es útil para medir la eficacia de la formación, sino que además es útil para que aumente esa eficacia.

Truco 2: Acuerda compromisos o acciones y mide su cumplimiento

¿Has oido hablar del efecto gaseosa? Mucha espuma al inicio, pero después toda la espuma se queda en nada. Los cursos formativos donde se da el efecto gaseosa es cuando todos están encantados con la formación recibida, pero nadie acaba aplicando nada. Cuado a pesar de que todos entienden las ventajas y los beneficios de los conocimientos recibidos, todos vuelven a sus viejos hábitos a los pocos días.

Y aquí tenemos la siguiente forma de medir la eficacia de la formación. Definir una serie de acciones clave y medir su cumplimiento. A veces es mucho más útil medir acciones, no palabras en una encuesta.

Lo mejor es que este método tiene una doble funcionalidad. Por un parte podemos medir la eficacia de la formación (que al final estamos aquí para esto). Pero por otra parte, fomentamos el cumplimiento de esas acciones. Porque seamos realistas, cuando sabemos que desde arriba están vigilándonos, nos portamos mejor. Si los empleados saben que estamos midiendo esas acciones, también estamos presionandolos indirectamente para que se cumplan. Y esto es bueno, porque al principio lo haces por esa presión, pero a la larga acabas creando el hábito positivo en los empleados.

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Tipos de acciones que podemos medir

¿Y cómo deben ser esas acciones? Vamos a repasar los dos tipos.

Acciones puntuales. Estas serían las acciones o tareas que solo se cumplen una vez: Si estamos llevando a cabo un curso de transformación digital aplicado a ventas, las acciones concretas pueden ser: digitalizar el catálogo de productos, buscar un CRM que se adecue a nuestras necesidades, ponerse en contacto con tres proveedores…

Acciones recurrentes. Estas serían las acciones que se repiten dentro de una frecuencia concreta con el objetivo de convertirlas en un hábito positivo. Siguiendo con el curso de transformación digital aplicado a ventas, las acciones frecuentes pueden ser “insertar los datos en el CRM todos los jueves”, “acudir a una feria al mes”, “enviar 10 emails al día”, etc.

Este sistema lo implementamos con éxito en un proyecto de American Express. Los empleados no acababan de poner en práctica lo aprendido a pesar de que sí lo habían entendido, y esto frustraba a dirección. Pero los hábitos anteriores estaban demasiado interiorizados. Era muy difícil la puesta en práctica de los nuevos conocimientos.

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Con American Express, al finalizar las formaciones, creamos una serie de “misiones”. Todas estas misiones eran los comportamientos que querían fomentar y convertir en hábitos. Y cumplir las misiones tenía premio. Los empleados recibían monedas virtuales por cumplir correctamente estas misiones.

El juego fue todo un éxito. El 70% de los empleados indicaron que el juego les fue muy útil para generar hábitos positivos.

La funcionalidad de las misiones y las tareas también está incluida en Learning Park. Podrás crear misiones formadas por un tarea concreta, una recompensa virtual y una fecha límite. ¡Todos querrán hacerlas y tu podrás medir la eficacia de la formación con ellas!

Truco 3: Define indicadores o KPIs y mídelos antes y después de la formación

Este sistema es muy similar al primer truco. Pero en lugar de medir el conocimiento antes y después del curso, medimos indicadores.

Para los que no lo sepan, Un KPI (en inglés, key performance indicator) es un indicador de desempeño o de rendimiento. Estos indicadores se utilizan para medir el grado de cumplimiento de los objetivos fijados de antemano por la empresa. En este caso los utilizaremos para medir la eficacia de la formación.

Estos indicadores pueden reflejarse con porcentajes, escalas, baremos… Pero lo interesante es establecer una medida que nos permita comparar el resultado antes de la formación con el resultado después de la formación.

Vamos a poner primero el ejemplo fácil. Si estamos realizando un curso para mejorar las ventas, lo lógico es que tras el curso las ventas aumenten. O al menos que notemos un cambio en las cifras de las ventas (aumento de ventas, rapidez gestionando ventas, etc).

He puesto primero el ejemplo de las ventas porque es un indicador que estamos acostumbrados a medir continuamente. En este caso sí tenemos un número que mide directamente el impacto de la formación. Ahora bien, ¿qué ocurre con los indicadores que no solemos medir? ¿Y si se trata de un curso de comunicación?

En ese caso, debemos medir de forma temporal unos KPIs o indicadores que definamos para ese curso. Esos indicadores deben estar relacionados con lo que queremos mejorar. Precisamente eso también fue parte del proyecto de American Express que mencionamos en el punto anterior. En este caso los cursos trataban sobre la comunicación entre altos directivos y se establecieron indicadores para medir la eficacia (agilidad en la comunicación, precisión del mensaje, amabilidad…).

Los indicadores se empezaron a medir antes de la formación. Y una vez empezaron las sesiones formativas estos directivos tenían que evaluar los indicadores de forma semanal. A partir de estas evaluaciones calculamos que los indicadores crecieron entre un 60% y un 80% tras la formación.

Esta es una forma fantástica de medir la eficacia de la formación, porque estamos midiendo el impacto real. De nuevo, si alguien se ha dejado una gran parte del presupuesto en una formación, se queda mucho más tranquilo al decirle “la comunicación ahora es un 60% más fluida” que diciéndole “están todos muy contentos”.

Si necesitáis una herramienta para hacer este tipo de mediciones de forma frecuente, echadle un vistazo a Zeppelean. Zeppelean convierte las mediciones de competencias en un juego. Aunque esta pensada para hacer evaluaciones de competencias, puede utilizarse también con esta finalidad. De hecho su equipo os echará una mano para configurar la herramienta para este uso. ¡Son majísimos!

Si apuestas por la medición de los indicadores para medir la eficacia de la formación, te damos algunos consejos.

Primero, no selecciones demasiados indicadores. Recomendamos cinco o seis máximo.

Segundo, define bien cómo vas a medirlos. No queremos que la subjetividad de los evaluadores nos rompan los datos.  Por ejemplo, si estamos midiendo un comportamiento con una escala del 1 al 10. ¿Qué es un 1 y qué es un 10? ¿Cual es la diferencia entre el 7 y el 8? Si dejamos que cada uno asigne su propio criterio, será más difícil comparar datos.

¡Bonus! Añade metodologías para refrescar conocimientos o para practicar tras la formación.

Puedes aprovecharte del poder del juego para aumentar la eficacia de tus formaciones, y aquí puedes obtener más información. 

Pero aquí también tienes algunas herramientas que pueden ser útiles para este propósito:

Walnut: Crea una forma sencilla de crear competiciones lúdicas de preguntas y respuestas con las que el equipo comercial puede aumentar el dominio sobre el catálogo, el target o las técnicas de ventas.

Catalogus: ¿Conoces Duolingo? ¿Esa herramienta que usan millones de personas en todo el mundo para aprender idiomas? Catalogus es el Duolingo de tu empresa, y usa la misma metodología para aprender y reforzar los conocimientos clave de tu organización. Cada nivel está formado por minijuegos formativos, y los usuarios pueden decidir entre avanzar entre niveles, o quedarse en un mismo nivel hasta perfeccionarlo y obtener su corona.

Trainimon: Una mezcla de Pokémon y Candy Crush. Los usuarios vencen y capturan monstruos demostrando su conocimiento y aprendiendo. Cada nivel contiene un reto y un monstruo que vencer y capturar. Podéis aprender más sobre este proyecto aquí.

Train Legends: ¡Aprende viviendo una aventura! Tu equipo supera escenarios tomando decisiones. Deberán tomar las decisiones correctas a lo largo de la aventura para superarla. Ideal para simulaciones de venta, de atención al cliente o de prevención de riesgos laborales.

¡Y hasta aquí nuestros trucos para medir la eficacia de la formación en la empresa! ¿Cual de estos trucos te gusta más? ¿Has probado alguno de ellos? ¿Hay algún otro método que también os funcione? ¡Dejadnos un comentario y compartirlo con el resto! Estaremos encantados de escucharos.

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