¿Crees que ha llegado la hora de pasar por fin a la formación digital en la empresa? ¿El problema es que quieres digitalizar la formación de la empresa pero no sabes ni por donde empezar? ¿LMS? ¿Servidores? ¿Gamificación? No te preocupes, te ayudamos a trazar la estrategia al mismo tiempo que vas aprendiendo todos estos conceptos. ¡Sigue leyendo!

1: Busca la herramienta que se adapte a tus necesidades y a tu bolsillo

Si quieres digitalizar la formación de la empresa, necesitas una herramienta de software. El tipo de herramienta que estás buscando se llama LMS (Learning Management System). Este tipo de herramientas consisten de dos partes:

• Una parte de administración y gestión donde se suben los cursos a una plataforma privada para empleados.
• Una parte de realización de los cursos donde los empleados ven los cursos activos para ellos y los completan.

A partir de esta base, cada herramienta suele ofrecer un punto de valor distinto. Algunos LMS incluyen gamificación y otros no. Algunos son compatibles con smartphones y otros solo son accesibles desde el ordenador. Algunos LSM se tienen que instalar en los servidores de la empresa y otros no…

Quizá esto último te preocupa. Quieres digitalizar la formación de la empresa pero quieres lidiar lo menos posible con el departamento de informática (No te sientas mal, es bastante común. Esta es de las cosas que más nos piden).

¿Existe alguna opción para digitalizar la formación de la empresa que no dependa del departamento de informática?

Sí, existe. Por ejemplo el LMS Learning Park es súper intuitivo, por lo que podrás gestionarlo todo de forma súper sencilla sin ayuda de nadie. Y además todo se almacena en los servidores de Learning Park, no es necesario instalar nada en los servidores de tu empresa. Tanto tú como los empleados accedéis a través de una URL, un usuario y una contraseña. Algo similar a cuando entramos a Facebook o a Linkedin. No tienes que hacer ninguna instalación complicada para usarlos.

¡Pero hay una excepción! Algunas empresas, por políticas de privacidad, prefieren tener todos esos datos en sus propios servidores, no en servidores de terceros. En ese caso sí haría falta contar con el departamento de informática. Pero tampoco te preocupes, porque en ese caso sería el equipo de Learning Park sería el que trabajaría junto al equipo informático, y tú solo supervisarías.

¿Y qué es un servidor? (Por si no lo sabes). Cuando accedemos a una página web o a una herramienta online, en realidad lo que estamos haciendo es pedirle a un ordenador que está encendido las 24h del día y conectado a Internet que nos muestre determinada información. Cuando ponemos un video en Youtube, en realidad nuestro navegador le está pidiendo a un disco duro gigante con todos los vídeos de Youtube que nos envíe el vídeo que queremos ver. Y ese disco duro gigante nos envía el vídeo a nuestra pantalla.

Pues lo más probable es que tu empresa también tenga un servidor. Y muchas empresas quieren que todo lo que forme parte de la empresa esté en vuestro propio servidor por temas de seguridad. Que lo más probable es que el servidor en la nube que os ofrezcan sea más seguro que el vuestro, pero están en su derecho de que esos temas se gestionen así.

Pero este es un paso importante. Averigua las políticas de datos de los empleados antes de optar por una herramienta. Hay herramientas que solo pueden instalarse en servidores propios, como Moodle. Hay otras como Learning Park te da la opción de poder instalarlo en tus propios servidores si no necesitas. Y hay otras que solo funcionan en sus propios servidores y no permiten instalarlo en el servidor del cliente.

Aparte del mencionado Learning Park, otros LMS que podéis encontrar son Firmwater, Moodle, o TalentLMS

2: Establece unas métricas de éxito

Digitalizar la formación de la empresa solo por el mero hecho de hacerlo puede ser algo absurdo. Cada empresa debe encontrar su propia forma eficaz de hacer las cosas. Hacer algo solo porque el resto lo hagan no es la mejor de las ideas.

Lo que haremos en esta sección es establecer algunos indicadores de éxito. Es decir, a partir de qué momento nos compensa apostar por este tipo de metodología o herramienta.

Algunos ejemplos:

• Nos compensa si nos ahorramos X% haciendo formaciones
• Nos compensa si las formaciones se terminan un x% más rápido
• Nos compensa si más del X% de los empleados está satisfecho con la nueva metodología
• Nos compensa si la retención del conocimiento se incrementa en un X%

Sobre todo seamos realistas. A todos nos gustaría ahorrar 100.000€ en formaciones, pero quizá a partir de 3.000€ de ahorro al año ya nos compensa. O quizá por 3.000€ no os merece la pena hacer todo el cambio de metodología. Sois vosotros los que lo tenéis que decidir, pero es importante establecer objetivos realistas.

3: Decide qué departamento hará una prueba piloto

Quizá te vaya la aventura y quieras empezar a lo grande, con todos tus empleados utilizando el nuevo sistema. Nosotros te recomendamos un poquito de relax. Un cambio de metodología puede ser algo traumático y conllevará problemas. Más vale tener esos problemas y dolores de cabeza a pequeña escala, para tenerlos dominados cuando pases a gran escala.

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Nosotros te recomendamos que empieces por un departamento o dos, y hagas aquí el experimento. Un buen departamento para probar es el departamento de ventas. Estos departamentos están acostumbrados a hacer formaciones (tanto de técnicas de venta, como de productos del catálogo) y suelen ser bastante tecnológicos, por lo que no suelen poner muchas pegas a las innovaciones. Otro departamento similar es el departamento de marketing.

¿Ya tienes a tu departamento de pruebas? ¡Perfecto! Escojas lo que escojas, ahora añade a directivos a tu experimento. En unos apartados explicaremos los motivos.

4: Decide con qué curso empezará la prueba piloto y prepáralo

Una vez tenemos a nuestros conejillos de indias, tenemos que crear el curso o los cursos que realizarán. Aquí tenemos dos opciones:

• ¿No tienes prisa? Pues aprovecha para preparar uno o dos cursos desde cero y que les sean útiles. Quizá es un buen momento para que el equipo comercial aprenda nuevas técnicas de venta o prepare los argumentarios de venta del nuevo catálogo de productos.
• ¿Tienes prisa? Recicla algo que ya tienes. Seguro que tienes un curso de prevención de riesgos laborales preparado, que con cuatro arreglillos quedará actualizado. O aprovecha para repasar el actual catálogo de productos con sus argumentarios de venta

¡Pero ojo! Tanto si vamos a reciclar algo que ya tenemos, o si vamos a crear un curso desde 0, no caigamos en el error de escribir un libro académico donde solo hay texto.

Ahora estás trabajando en un entorno digital, así que piensa en digital. Añade muchas imágenes, incluye vídeos, archivos descargables. ¡Incluso minijuegos! Learning Park incluye minijuegos dentro de los temas para que los empleados aprendan de una forma más interactiva. ¡Si la gracia del e-learning en la empresa está ahí! No caigamos en el error de usar una herramienta de este tipo para acabar enviándoles un PDF caro. Si queremos digitalizar la formación de la empresa tenemos que cambiar el chip de cómo hacemos los cursos, no solo la herramienta.

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También debemos establecer una fecha límite para finalizar los cursos. Nosotros recomendamos unas tres semanas para hacer uno o dos cursos. Pero vosotros conocéis mejor vuestro entorno y la densidad de los cursos escogidos.

5: Comunica las ventajas del nuevo sistema, y da ejemplo

Este es uno de los pasos clave. Hemos visto como empresas no han obtenido los resultados esperados porque han dejado caer la herramienta como quien instala una máquina de café en la oficina. Y hemos visto empresas con un resultado espectacular porque han cuidado muchísimo la comunicación.

Nos hemos vuelto desconfiados en la empresa. Esto es así, especialmente en las empresas donde no se ha trabajado la cultura. Cualquier novedad la vemos como un truco para que el jefe gane más dinero a nuestra cosa. O como un intento de hacer algo diferente pero que a la larga todo acabará como antes, volviendo a los viejos hábitos y a las viejas metodologías. Tenemos que trabajar para que esto no sea así. Tenemos que hacer una buena campaña de comunicación para que se tomen en serio la herramienta. Y esto lo hacemos de dos maneras: Comunicando las ventajas, y practicando el ejemplo.

Comunicado las ventajas que esta metodología tiene para el empleado. Las formaciones se podrán hacer cuando ellos quieran. La formación se adapta a su horario, y no al revés. Serán más interactivas, más entretenidas. Pero tampoco olvidemos las ventajas que tendrá para la empresa (ahorro de costes). Seamos transparentes, eso les ayudará a que no vean que hay gato encerrado. Y si lo hacemos así verán que al digitalizar la formación de la empresa todos ganan, tanto ellos como la empresa.

Y por supuesto, da ejemplo. Si te pasas una semana comunicando las maravillas de la nueva herramienta pero luego tú o dirección no la utilizáis, no se la van a tomar en serio y creerán que les has vendido la moto. Por esta razón hemos incluido a directivos entre los usuarios de la prueba piloto.

6: Ponles las cosas fáciles a los empleados: Permite que se formen en horario laboral

Como con cualquier cambio de metodología, al digitalizar la formación de la empresa tenemos que ir con pies de plomo. Si los empleados se ponen a la defensiva (que suele ser el caso en organizaciones donde no se ha trabajado la cultura de empresa), van a pensar lo siguiente: “Quieren que dedique mis horas libres a formarme para ellos, que jeta tienen”. Y si es verdad, tendrán razón.

Un LMS permite que los empleados se formen desde casa. Pero si acaban haciendo los cursos en casa debe ser porque lo han escogido ellos. Debemos ponerles facilidades para hacer los cursos. Si no les demostramos que la formación es una prioridad para la empresa, no van a tomarse en serio la formación. Por lo tanto si vemos a alguien utilizando la herramienta de formación en horario laboral, no podemos decirle que se ponga a trabajar, ya lo está haciendo. 

7: Aprende del feedback recibido y de la experiencia piloto

Con las pruebas piloto aprenderás mucho. Y lo mejor es que aprenderás a pequeña escala. Si cometemos errores no serán tan graves como si los hubiéramos cometido en toda la organización. Y así cuando vayamos a digitalizar la formación de la empresa para todos los departamentos, lo tendremos todo bajo control. 

Y no te fíes únicamente de tus experiencias e intuiciones. Una buena idea es reunirnos con los empleados que han participado en la prueba piloto y preguntarles por su experiencia.

Estas son algunas de las preguntas que les podemos hacer:

• ¿Al inicio entendiste bien la herramienta? ¿Los tutoriales han sido suficientes?
• ¿Qué es lo que más te ha gustado de la herramienta? ¿Y lo que menos?
• ¿Qué opinas del contenido? ¿Has echado algo en falta?
• ¿Qué funcionalidad te ha parecido más útil? ¿Y menos útil?

Esto nos ayudará a escalar el experimento de forma más satisfactoria y a comunicar mejor al resto de empleados. Quizá lo que más útil les ha parecido es una funcionalidad que ni habíamos pensado (por ejemplo, un medidor de progreso). Podemos usar esta información en nuestro plan de comunicación para explicar las ventajas de la nueva herramienta y entusiasmar a los empleados.

También es un buen momento para comprobar si realmente los beneficios de la herramienta nos compensan. Es decir, de repasar los objetivos iniciales. Quitando el esfuerzo inicial para que el proyecto arranque, debemos tener en cuenta lo siguiente:

• ¿Hemos ahorrado tiempo y dinero con estas formaciones digitales?
• ¿La satisfacción del empleado ha aumentado?
• ¿La retención del conocimiento es mejor?

No hace falta innovar por innovar. Si vemos que nuestros resultados van a ser los mismos haciendo la formación digital que haciéndola presencial, quizá vale la pena quedarnos como estábamos y no marear a nadie ni pasarlo por el proceso de aprender una nueva metodología.

8: Escala el proyecto a toda la organización

¿Ya lo tenemos todo listo? ¡Pues corrige el plan inicial con las lecciones aprendidas, y a digitalizar la formación de la empresa a gran escala!

Los pasos son los mismos, pero para el resto de departamentos. Pero ahora la gran escala ya no nos asustará porque tendremos la asignatura más que dominada.

BONUS: Complementa con otras herramientas y juegos. ¡Nunca dejes de sorprendrer!

Aquí os dejamos algunas herramientas que pueden complementar la formación, o añadir gamificación y digitalización a vuestros sistemas actuales. 

Walnut: crea una forma sencilla de crear competiciones lúdicas de preguntas y respuestas con las que el equipo puede aumentar el dominio sobre las formaciones clave jugando.

Catalogus: ¿Conoces Duolingo? ¿Esa herramienta que usan millones de personas en todo el mundo para aprender idiomas? Catalogus es el Duolingo de tu empresa, y usa la misma metodología para aprender y reforzar los conocimientos clave de tu organización. Cada nivel está formado por minijuegos formativos, y los usuarios pueden decidir entre avanzar entre niveles, o quedarse en un mismo nivel hasta perfeccionarlo y obtener su corona. 

Trainimon: Una mezcla de Pokémon y Candy Crush. Los usuarios vencen y capturan monstruos demostrando su conocimiento y aprendiendo. Cada nivel contiene un reto y un monstruo que vencer y capturar. Podéis aprender más sobre este proyecto aquí.

Train Legends: ¡Aprende viviendo una aventura! Tu equipo supera escenarios tomando decisiones. Deberán tomar las decisiones correctas a lo largo de la aventura para superarla. Ideal para simulaciones de venta, de atención al cliente o de prevención de riesgos laborales. 

Y hasta aquí la guía. Si estás buscando una herramienta para digitalizar la formación de la empresa, échale un vistazo a Learning Park. ¡Estaremos encantados de enseñártela!

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